Tietosuojaseloste

Henkilötietolaki (523/1999) 10 §

Rekisterinpitäjä

ApteekkiOstos

c/o Tampereen Apteekki Koilliskeskus (jäljempänä ”Apteekki”)

Liikekatu 3

33580 Tampere

Suomi Finland

asiakaspalvelu@apteekkikoilliskeskus.fi

 

Apteekkari: Esko Sorvala

 

Rekisterin nimi

ApteekkiOstos.fi asiakasrekisteri

 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on apteekin verkkopalvelun järjestäminen asiakkaalle. Henkilötietoja käsitellään verkkokaupan tilausten, laskutuksen, yhteydenottojen ja asiakkuuden hoitamiseen ja asiakassuhteen ylläpitämiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä sekä asiakaskokemuksen parantamiseen, analytiikkaan ja tilastollisiin tarkoituksiin, kohdennetun sisällön ja markkinoinnin tuottamiseen ja väärinkäytösten estämiseen. Asiakkaan luvalla hänelle voidaan lähettää markkinointiviestejä tai muita uutiskirjeitä.

Henkilötietojen käsittely perustuu yleisen tietosuojalainsäädännön ohella apteekkitoimintaa koskevaan erityislainsäädäntöön. Tietoja käsitellään asiakkaan ja apteekin väliseen asiakassuhteeseen, sopimukseen, sivuston käyttöön, asiakkaan nimenomaiseen erilliseen suostumukseen tai lainsäädännön velvoitteisiin perustuen. Tietojen käsittelyn teknisen toteutuksen vuoksi osa tiedoista voi sijaita Apteekki Koilliskeskuksen alihankkijoilla.

 

Rekisterin tietosisältö

Asiakkaan etu- ja sukunimi, syntymäaika, asiakasnumero, osoitetiedot, puhelinnumero, sähköposti, tiedot lääkeneuvontatarpeesta, asiakkaan tilaushistoria, toimitustiedot, kuten valittu toimitustapa ja toimitusosoite sekä tuotearvostelut.

Chat-palvelua käyttäneiden asiakkaiden osalta tallentuu lisäksi keskustelujen sisältö, päivämäärä ja kellonaika sekä keskustelun vastaanottaneen asiakaspalvelijan nimi. Tallentamisen käyttötarkoituksena on dokumentoida ja todentaa annettu lääkeneuvonta sekä verkkopalvelun asiointitapahtuma. Lääkeneuvonnan osalta tallentaminen perustuu lääkelakiin ja sen perusteella annettuihin viranomaismääräyksiin.

Tietojen pääasiallinen lähde on käyttäjä itse, minkä lisäksi saatamme saada tietoja yhteistyökumppaneiltamme, kuten Kelalta (sähköisten reseptien tiedot, lääkekorvausoikeudet ja toimeentulotuen maksusitoumustiedot), luottopalvelujen tarjoajalta sekä Digi- ja väestövirastolta (vahvan tunnistautumisen tiedot).

Asiakkaan pankki- tai luottokorttien tiedot eivät ole ApteekkiOstos-verkkokaupan henkilökunnan nähtävissä. Maksuliikenne toteutetaan pankkien tai luottokunnan SSL-salatussa järjestelmässä. Asiakkaan tili- tai korttinumerot eivät välity ApteekkiOstos.fi:n tietoon.

 

Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakasrekisterin tiedot on asianmukaisesti suojattu käyttäjätunnuksilla, salasanoilla ja teknisillä suojauksilla, kuten palomuurilla. Rekisteriä ei säilytetä paperitulosteena. Manuaalisesti käsiteltävät asiakastietoja sisältävät asiakirjat, kuten tilausvahvistukset, säilytetään apteekin tiloissa. Sähköpostilla lähetettävistä tilausvahvistuksista poistetaan lääkkeiden nimet.

Rekisteriä käyttävät ainoastaan ne Tampereen Apteekki Koilliskeskuksen ja Peltolammin sivuapteekin työntekijät, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu. Tietokantoihin ja järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla. Asiakasrekisteriä käsitellään luottamuksellisesti ja käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Järjestelmän käyttötapahtumat rekisteröityvät rekisterinpitäjän IT-järjestelmän lokitietoihin.

Verkkokaupparatkaisun toimittajana toimii Vilkas Group Oy, joka toimii myös verkkokaupan henkilörekisterin käsittelijänä. Näin ollen asiakasrekisterin tietoihin on pääsy myös järjestelmää ylläpitävän teknisen yhteistyökumppanin henkilökunnalla. Apteekki Koilliskeskuksen ja Vilkas Group Oy:n välillä on salassapitosopimus.

Maksupalveluita tuottaa Paytrail/Checkout Finland, joka toimii myös rekisterinpitäjänä. Suomi.fi tunnistuspalveluita tuottaa Digi- ja väestövirasto, joka toimii myös rekisterinpitäjänä. 

ApteekkiOstos verkkokaupalla ei ole vastuuta siitä, jos asiakkaan tiedot joutuvat ulkopuolisten tietoon ApteekkiOstos verkkokaupasta riippumattomien tietomurtojen takia (esimerkiksi palvelin on tietomurron kohteena, mitä ApteekkiOstos.fi-verkkokaupan henkilökunta ei olisi voinut estää).

Mikäli asiakas käyttää verkkoapteekin chat-palvelua, sen rekisterinpitäjänä toimii Apteekki Koilliskeskus ja henkilötietojen käsittelijänä toimii apteekin toimeksiannosta yhteistyökumppanit Vilkas Group Oy (verkkokauppa-alustan tekninen ylläpito) ja Giosg.com Oy (asiakaspalveluchatin tekninen ylläpito).

 

Tietojen säilytysaika

Säilytämme henkilökohtaisia tietojasi vain tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Lisäksi joitain tietoja voidaan säilyttää kauemmin niiltä osin kuin se on tarpeen laissa asetettujen velvollisuuksien, kuten kirjanpitoa ja kuluttajakauppaa koskevien vastuiden, toteuttamiseksi ja niiden asianmukaisen toteuttamisen osoittamiseksi.

Apteekki säilyttää kaikkia asiakas- ja ostotietoja enintään 24 kuukauden ajan ostotapahtumasta, ellei apteekilla ole lakiin perustuvaa syytä säilyttää tietoja pidempään. Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

Asiakkaan pyynnöstä häntä koskeva henkilötieto voidaan poistaa Apteekkiostos.fi-järjestelmästä. Poistotoimenpide on peruuttamaton, emmekä voi palauttaa poistettuja asiakastilejä.

Osalle tietoa lainsäädäntö asettaa velvoitteita tiedon pidempiaikaiselle tallentamiselle, mm. seuraaviin tarkoituksiin:

  • Kirjanpitolaki määrittelee tiedolle pidempiä säilytysaikoja riippumatta siitä sisältääkö aineisto henkilötietoja tai ei
  • Kuluttajakauppaa koskevien vastuiden täyttäminen
  • Järjestelmien lokitietoa kerätään ja säilytetään lain edellyttämällä tavalla, jotta voimme tarjota lainmukaisen ja turvallisen verkkokaupan asiakkaillemme
  • Riittävien varmuuskopioiden ottaminen kaupan tietokannoista ja järjestelmistä tietojen turvaamiseksi, virhetilanteiden korjaamiseksi ja tietoturvan sekä jatkuvuuden varmentamiseksi

 

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Asiakasrekisteriin tallennettujen tietojen käsittely on aina luottamuksellista. Voimme luovuttaa joitakin välttämättömiä tietoja kolmansille osapuolille toimituksen takaamiseksi sekä markkinointia varten. Välitämme tietoja seuraaville kolmansille osapuolille:

Luovutettava tieto Osapuolet
Reseptin toimituksen yhteydessä asiakkaalle reseptillä toimitettavien lääkkeiden toimitustiedot, hintatiedot ja korvaustiedot

Apteekin asiakasrekisteri

Apteekin lääkemääräysrekisteri (reseptipäiväkirja)

Kelan ylläpitämä Reseptikeskus

Kela (lääkekorvaustietojen ylläpitämistä varten)
Reseptin toimituksen yhteydessä asiakkaan toimeentulotuen maksusitoumuksella maksettujen lääkkeiden toimitustiedot, hintatiedot ja korvaustiedot

Kela (Jos maksaja)

Sosiaalitoimisto (Jos maksaja)
Reseptin toimituksen yhteydessä asiakkaan vakuutusyhtiön maksusitoumuksella maksettujen lääkkeiden toimitustiedot, hintatiedot ja korvaustiedot Maksava vakuutusyhtiö
Reseptin toimituksen yhteydessä asiakkaan työpaikkakassan maksamien lääkkeiden toimitustiedot, hintatiedot ja korvaustiedot Maksava työpaikkakassa
Asiakkaan suostumuksesta Kanta-asiakkaiden tiedot Apteekin kanta-asiakasrekisteri
Verkkoapteekin oston toimituksen yhteydessä nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite Logistiikkakumppani (Jos kuljetustapa muu kuin nouto apteekista)
Verkkoapteekin oston yhteydessä maksutiedot, laskutustiedot Maksunvälittäjä
Verkkokaupan käyttäjästä anonymisoitu tieto mm. sivuston käytöstä Analytiikka- ja tilastointikumppani

 

 

Kaikkien kumppanien kanssa on sopimuksissa huomioitu EU:n tietosuoja-asetuksen ja muun lainsäädännön asettamat vaatimukset.

 

 

Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

 

Evästeiden käyttö

Apteekki käyttää verkkokaupassa evästeitä (ns. cookie), joiden avulla seurataan kävijäliikennettä ja parannetaan palvelun laatua. Evästeet ovat tarpeellisia kaupasta tilaamiseen. Evästeiden käyttö ei tallenna henkilökohtaisia tietoja, joiden perusteella yksittäiset käyttäjät voitaisiin tunnistaa.

Eväste on pieni tekstitieto, joka tallentuu laitteellenne käyttäessänne verkkopalveluamme. Evästeillä ei voida levittää haittaohjelmia, eivätkä ne siksi vaikuta oleellisella tasolla tietoturvaan. Evästeiden avulla pystymme tunnistamaan tiettyjä tähän laitteeseen liittyviä tietoja ja käyttämänne laitteen.

ApteekkiOstos.fi-verkkosivusto käyttää kolmannen osapuolen chat-palvelua, joka hyödyntää personointi- ja analytiikkaevästeitä mukaan lukien chat-keskustelujen sisältö, vieraillut URL-osoitteet, aikaleima, käyttöjärjestelmä, laite ja selain. Nämä evästeet ovat välttämättömiä chat-palvelun toimimiseksi.

Apteekki käyttää Google Analyticsia kerätäkseen anonyymiä tietoa siitä, kuinka kävijät käyttävät ApteekkiOstos.fi-sivustoa. Google Analytics tallentaa tietoja siitä, millä sivuilla asiakas käy, kuinka kauan viipyy sivustolla, mitä kautta tuli sivustolle ja mitä linkkejä klikkaa. Apteekki kerää tietoja varmistaakseen, että sivusto vastaa käyttäjien tarpeita ja ymmärtääkseen, mitä osa-alueita voisi parantaa.

 

Tietojen hallinnointi

Asiakas voi päivittää nimi- ja osoitetietojaan uuden tilauksen yhteydessä. Muita tietoja voidaan päivittää ottamalla yhteys verkkokaupan ylläpitäjään.

Asiakkaalla on oikeus saada pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin, mukaan lukien oikeus saada jäljennös asiakasrekisterin sisältämistä omista henkilötiedoistaan. Asiakas voi myös koska tahansa lopettaa asiakastilinsä ja pyytää apteekkiostos.fi poistamaan omat tietonsa ottamalla yhteyttä apteekkikoilliskeskus@apteekit.net.

Huom! Joissain tapauksissa kaikkea tietoa ei voida poistaa ja lainsäädäntö voi vaatia säilyttämään osan asiakkaaseen liittyvästä tiedosta.

 

Apteekin oikeus muuttaa tätä tietosuojaselostetta

Pyrimme kehittämään palveluitamme jatkuvasti ja tarjoamaan paremman asiakaskokemuksen käyttäjillemme. Tämän myötä joitakin palveluita ja toiminnallisuuksia saattaa tulla lisää tai ne voivat muuttua.

Palveluiden kehityksen ja lainsäädännön muutosten johdosta pidätämme oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta. Merkittävistä muutoksista ilmoitamme asiakkaillemme erikseen.

 

Lailliset apteekin verkkopalvelut

 

Lailliset apteekin verkkopalvelut LogoVET-FI-fi_A_RGB-300

 

Tampereen Apteekki Koilliskeskus, päivitetty viimeksi 24.5.2022